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Nuevo estándar para la gestión de documentos

Nuevo estándar para la gestión de documentos

Autor: Carlota Bustelo Ruesta & Elena Cortés Ruiz

Recientemente se ha publicado la nueva versión de la Norma UNE-ISO 30301 que establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos. Entre las mejoras, adopta la Estructura de Alto Nivel de las normas de sistemas de gestión de ISO, lo que facilita su integración con otros estándares; es más flexible y presenta una mejor organización de los requisitos operativos de gestión de documentos.

Los actuales documentos de las organizaciones pueden ser no solo ficheros en determinados formatos o documentos físicos, sino también información contenida en bases de datos o incluso recogida a través de una página web.

Además existe, tanto en el sector público como en el privado, una gran presión para garantizar la trasparencia en todas las organizaciones. En un entorno que, progresivamente, tiende a la digitalización total, la obligatoriedad de garantizar la transparencia en el proceso de toma de decisiones y en las acciones realizadas garantizando, al mismo tiempo, el cumplimiento de la legalidad vigente y las expectativas de las diversas partes interesadas es un desafío y una oportunidad para las organizaciones.

Para dar respuesta eficaz a las necesidades de las organizaciones en la gestión documental, a finales de 2019 se publicó la nueva versión de la Norma UNE- ISO 30301. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, cuya primera versión se aprobó en el año 2011.

La necesidad de esta norma se ha acentuado con el paso del tiempo. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, producen información o documentos como soporte y evidencia de la realización de sus actividades.

La Norma UNE- ISO 30301 permite a las organizaciones alcanzar las siguientes metas:

  • La integración de la gestión de los documentos en los procesos de negocio, de forma que, cumpliendo los requisitos legales y obteniendo el respaldo necesario para la demostración de las actividades realizadas, se eliminen los duplicados y redundancias al tiempo que se optimizan los procesos y recursos.
  • La utilización y explotación de la información producidas como un activo de la organización desde el punto de vista del conocimiento acumulado, que en algunos casos puede llegar incluso a convertirse en un activo comercial o de propiedad intelectual.

La nueva edición de la norma, teniendo la misma intención que la versión anterior y sin haber cambiado sustancialmente ningún requisito, presenta las siguientes novedades:

  • La estructura y el texto de los requisitos comunes a todas las normas de sistemas de gestión de ISO han sido completamente alineados con la traducción consensuada al español. De esta forma se expresan exactamente igual que las versiones actuales de normas como las UNE-EN ISO 9001, UNE-EN ISO 14001 o UNE-EN ISO/IEC 27001. Esto debe facilitar enormemente la implantación conjunta de la UNE- ISO 30301 y otras normas de sistemas de gestión.
  • En este entorno de contextualización de la norma en un marco más amplio se han incluido todos los nuevos conceptos que se desarrollaron en la edición de la norma fundacional de recomendaciones sobre gestión de documentos, la UNE- ISO 15489 Gestión de documentos. Conceptos y principios.

La UNE- ISO 30301 forma parte de la serie de normas sobre los sistemas de gestión para los documentos que siguen vigentes y se actualizarán en el futuro.

 

Carlota Bustelo Ruesta
Presidenta CTN 50/SC 1
Gestión de documentos y aplicaciones
Convenor ISO TC46/SC 11/WG 08 Management system for records
Elena Cortés Ruiz
Secretaria CTN 50/SC 1
Gestión de documentos y aplicaciones
Subdirección General de los Archivos Estatales Ministerio de Cultura
Fuente: https://revista.une.org/21/nuevo-estandar-para-la-gestion-de-documentos.html
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