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Hagamos de las auditorías una experiencia gratificante

Hagamos de las auditorías una experiencia gratificante

Por:  Alberto Del Villar

En un entorno donde las organizaciones se orientan a ser más eficaces y competitivas, es asombroso el auge que experimentan los sistemas de gestión como forma de asegurar confianza y cumplimiento con estándares aceptados; y la tendencia sigue en aumento.  Esto significa que con mayor frecuencia las organizaciones deben ser sometidas a procesos de auditoría, unas veces internas, otras realizadas por entidades externas o de certificación.

No importa si se trata de un sistema de gestión de la calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, por mencionar algunos, es requisito obligatorio la realización de auditorías periódicas que permitan evaluar cómo las organizaciones administran sus sistemas.  Por tanto, es esencial que el personal de las organizaciones entienda el proceso de las auditorías y pueda lograr un óptimo desempeño en ellas.

Por ser un ejercicio de evaluación, es natural que muchas personas experimenten cierta tensión y algunos temores, similar al que sienten los estudiantes al presentarse ante un examen. Para disminuir estas sensaciones y manejar las auditorías de manera exitosa y agradable, les compartimos algunos consejos sencillos:

  • Prepárese, conozca documentos y aspectos generales como la política y objetivos esenciales del sistema (Ej.: políticas y objetivos de la calidad, si aplica).  Repase los documentos de su proceso que son parte del sistema tales como procedimientos, manuales, reportes y otros.  Asegúrese de que el personal a cargo también los conoce bien. Esto no debe ser complicado, al fin y al cabo, son documentos relativos al trabajo cotidiano.
  • Días antes del evento, infórmese acerca de los objetivos, tipo y alcance de la auditoría, es decir, sepa cuáles procesos y temas van a ser auditados y cuáles podrán tocarle a usted y su equipo. Solicite el plan de la auditoría en caso de que no lo haya recibido, esta información será muy valiosa en la fase de preparación y ayuda a reducir la incertidumbre.
  • Tenga presente que los planes son flexibles y es normal que se realicen cambios. Manténgase abierto a los cambios y recuerde que los auditores pueden necesitar visitarle en otros momentos en adición al horario establecido en el plan.  Si requiere ausentarse en algún momento de la auditoría, identifique e instruya miembros de su personal que puedan atender a los auditores si es necesario.
  • Cuando los auditores accedan a su área, mantenga una adecuada actitud de cooperación. Escuche con atención las preguntas y concéntrese en responder lo que le están preguntando.  El auditor es quien guía la entrevista, no usted.
  • Si le solicitan alguna información o documento que usted no conozca o no tenga disponible, responda con sinceridad, no trate de encubrir la situación, pues es muy probable que el auditor descubra luego la inconsistencia.
  • Es normal que a veces no se entienda alguna pregunta de los auditores; en ese caso pregunte usted e insista hasta que haya comprendido lo que se requiere, muchas veces los auditores (especialmente cuando son extranjeros) utilizan términos que pueden no ser familiares.  
  • Si no conoce en detalle la respuesta a alguna pregunta, busque la información utilizando los medios disponibles o pida ayuda a alguien dentro o fuera de su área.  No se espera que usted tenga todas las respuestas, eso no significa que no conoce su trabajo.
  • Tome notas, serán útiles para realizar mejoras y para prepararse en futuras auditorías.
  • Si le reportan algún incumplimiento, aclare todas las dudas que tenga al respecto.  En caso de surgir un ambiente de tensión o confusión, mantenga la calma, si existe alguna una diferencia de criterio y no logra ponerse de acuerdo con el auditor, permita que la auditoría continúe, podrá manifestar su desacuerdo más adelante al discutir el informe preliminar. 
  • Recuerde, cada auditoría es una nueva oportunidad de aprendizaje y experiencia.  Saque provecho de eso.

¡Éxitos en su próxima auditoría!

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